Le fait est là : l’e-mail est omniprésent dans le quotidien des salariés. Ces derniers passent en moyenne 111 jours par an à traiter leurs e-mails. Rien d’étonnant lorsque l’on sait que plus de 11 600 e-mails sont envoyés au salarié chaque année ! Quelles solutions mettre en place en entreprise pour diminuer cette pollution informationnelle et accroître la productivité ?
L’e-mail : l’outil de collaboration principal, source de stress
Notre relation à l’e-mail est ambigüe. Outil de collaboration professionnel numéro 1, le courrier électronique représente un frein à la productivité. Le flux d’e-mails à traiter au quotidien peut devenir contre-productif et générateur de stress. En effet, nous perdons en moyenne 23 % de notre temps de travail à traiter nos messages.
En outre, la communication, intention première de l’e-mail, a tendance à diminuer au profit d’échanges de documents ou de stockage de dossiers importants. Pourtant, la recherche d’e-mails prend du temps – 2 minutes en moyenne pour localiser un document dans ses courriers – qui pourrait être employé plus judicieusement.
Les entreprises prennent conscience de cette pollution informationnelle. Certaines instaurent d’ailleurs des mesures pour restreindre voire supprimer l’usage du courrier électronique en interne afin de diminuer la charge mentale professionnelle. Résultats : les salariés sont plus productifs et moins stressés.
Les outils de collaboration professionnels
Dans un monde de plus en plus mobile et ultra-connecté, l’e-mail perd de son efficacité. Il ne parvient plus à répondre aux enjeux d’instantanéité tant recherchés par les équipes.
Bien que la suppression du courrier électronique semble illusoire, de nouvelles formes de communication plus rapides et agiles existent. Le réseau social d’entreprise, les notifications ou encore le t’chat intégré au CRM font partie des solutions à privilégier.
Le réseau social d’entreprise (RSE)
Le RSE présente l’avantage de partager de manière instantanée des informations et documents à un collaborateur ou à un groupe de travail. Les collaborateurs choisissent ou non de participer à la discussion selon leur besoin et leurs disponibilités. L’émetteur généralise sa communication, accélère les échanges et permet à chacun d’apporter sa contribution.
Le t’chat intégré au CRM mobile
Comme le RSE, le t’chat permet une communication plus rapide et collaborative. Intégré sur une application CRM mobile, le t’chat présente l’avantage de pouvoir échanger de manière instantanée même avec des salariés en déplacement. Par exemple, tous les salariés qui travaillent sur un même client, reçoivent une notification de mise à jour (un contrat signé, un nouveau contact, une relance, etc.). Ils peuvent dans ce cas démarrer une conversation pour demander des précisions.
Chacun pourra réagir ou s’y reporter ultérieurement sans être alerté et détourné de son travail par des alertes e-mail.
Loin d’être mort, l’e-mail doit être utilisé à bon escient pour rester performant. Pour réduire le volume d’e-mails, rendre les équipes plus productives et moins stressées, de nouvelles solutions de communication existent.
Comme pour tout nouvel outil, les solutions collaboratives impliquent de nouvelles habitudes pour les équipes. Il est primordial d’informer et de former les collaborateurs à ces nouvelles formes de communication pour mener à bien leur adoption et éviter tout échec. Une fois intégrés, ces outils se révèlent être de redoutables facteurs clés de performance.
